To co niegdyś było produktem, dziś staje się usługą. Zamiast kupować – wynajmujemy i dzierżawimy. Rozwiązanie to szybko zaadaptowała na swoje potrzeby branża IT. Od jakiegoś czasu firmy takie jak Microsoft, Adobe i wiele innych gorąco zachęcają nas do korzystania z ich produktów w formule SaaS, czyli oprogramowanie jako usługa. Kwestią czasu było pojawienie się PCaaS, gdzie usługą jest wynajem komputerów i laptopów.
Jak PCaaS może usprawnić pracę w twojej firmie?
Ciężko sobie wyobrazić współczesny biznes bez sprzętu komputerowego. Komputery, laptopy i tablety – to dziś nieodzowny element codziennej pracy. Są one obecne również w mikroprzedsiębiorstwach, wiążą się jednak z kosztem zakupu, co przy większym zapotrzebowaniu może poważnie nadszarpnąć firmowy budżet.
A gdyby możliwy był wynajem komputerów i pokrewnego zaplecza technicznego?
Byłoby to wygodne rozwiązanie, które znacznie odciążyłoby finanse firmy. Dlatego właśnie rozwiązanie znane jako PC-as-a-Service ( PcaaS ) lub Device-as-a-Service ( DaaS ) dynamicznie zyskuje na popularności.
Obecnie rynek PCaaS wyceniany jest już na prawie 16 mld USD i oczekuje się, że do 2024 osiągnie wartość 141 mld USD. Model ten jest coraz częściej stosowany i przewiduje się, że upowszechni się w ciągu kilku najbliższych lat. Co warte odnotowania, największą popularnością cieszy się na rynkach azjatyckich, następuje tu wzrost szybszy niż nawet w Ameryce Północnej czy Europie.
O zapotrzebowaniu na tego typu usługę najlepiej świadczy fakt, że wszyscy kluczowi gracze na światowym rynku IT mają PCaaS w swojej ofercie. Wynajem laptopów znajdziemy w ofertach takich firm jak Dell, HP, Lenovo, Microsoft, Panasonic czy CompuCom Systems (sprzęt Apple).
Usługi PCaaS/DaaS łączą w sobie najczęściej trzy kluczowe elementy:
- leasing sprzętu,
- kompleksowe usługi serwisowe
- pełne wsparcie techniczne podczas całego cyklu życia urządzenia.
Wszystkie te elementy spięte są w jedną umowę, ze stałą miesięczną opłatą.
Zalety korzystania z PCaaS
- Miesięczna płatność zamiast jednorazowego kosztu
Z raportu IDC wynika, że zakup sprzętu w przedsiębiorstwach pochłania prawie 20% budżetu przeznaczonego na IT. Łącząc sprzęt i usługi z nim związane w jeden pakiet, firmy mogą zaoszczędzić znaczne środki finansowe a stała miesięczna opłata zapewnia większą przewidywalność kosztów. - Oszczędność czasu i usprawnienie pracy
Subskrypcja komputerów eliminuje czasochłonny proces doboru i zakupu sprzętu, umożliwiając firmom jego szybką aktualizację i wymianę w razie potrzeby. Ponadto, to dostawca usługi jest odpowiedzialny za wszystkie aspekty związane z konserwacją i serwisem urządzeń, więc dział IT może skupić się na innych zadaniach. - Ciągły dostęp do najnowszych technologii
Trzyletni cykl wymiany sprzętu na nowy to optymalny czas dla sprzętu komputerowego. Taki okres pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych z energią, podnieść wydajność i bezpieczeństwo wynikające z używania komputerów. Według badania przeprowadzonego przez Intel Corporation, pracownicy małych firm marnują ponad tydzień pracy rocznie na zmagania z przestarzałym sprzętem, nie wspominając o frustracji pracowników, która się z tym wiąże. Ponadto, firmy korzystające ze starszego sprzętu muszą wydawać średnio 30% więcej z budżetu IT na naprawę komputerów, w porównaniu z firmami, w których cykl wymiany komputerów i laptopów jest krótszy. Dzięki subskrypcji PCaaS zawsze masz dostęp do najnowszych technologii, co pozwala uniknąć kosztownych napraw i opóźnień w działaniu. - Bezpieczeństwo
W przypadku większości planów PCaaS to dostawca oferuje gotowe usługi z zakresu zarządzania bezpieczeństwem. Obejmuje to wszelkie niezbędne aktualizacje, programy antywirusowe, czy konserwację komputerów.
Czy rozwiązanie PcaaS ma wady?
- Jest to rozwiązanie dla dużych firm
PCaaS zdecydowanie jest rozwiązaniem opracowanym na potrzeby dużych, lub przynajmniej szybko rosnących firm. Zamówienie składające się zaledwie z kilku urządzeń rzadko kiedy będzie ekonomicznie opłacalne. Małe firmy raczej powinny skierować się w stronę zakupu sprzętu. - Ograniczona personalizacja
Wynajem komputerów nie sprawdzi się również w firmach, które potrzebują spersonalizowanych rozwiązań. Model PCaaS ogranicza przedsiębiorstwa do korzystania z urządzeń oferowanych przez wybranego producenta. Niektórzy dostawcy obsługują urządzenia, które nie są ich własnymi produktami, ale ta oferta jest z zasady mocno ograniczona. - Długoterminowe zobowiązanie
Firma, która kupuje sprzęt na właność teoretycznie może go w dowolnym momencie sprzedać. Gdy natomiast decyduje się na PCaaS, najczęściej wiąże się to z podpisaniem długoterminowej umowy, na ogół przynajmniej 36-miesięcznej. Dlatego o PCaaS mogą myśleć firmy, które planują wydatki i inwestycje w tak długim horyzoncie czasowym. Szczególnie małe firmy i start-upy mogą mieć problem z określeniem, czy za trzy lata nadal będą korzystać z takiej usługi. - Co z informacjami niejawnymi?
Prawie każda firma ma na swoich dyskach mnóstwo informacji niejawnych, od adresów e-mail, aż po PESELe czy dane medyczne. Pojawia się wątpliwość, kto odpowiada za bezpieczeństwo tych danych? Szczególnie odkąd w Unii Europejskiej obowiązuje ustawa RODO. Firma, która myśli o tym rozwiązaniu powinna dokładnie sprawdzić jak jest rozwiązana ta kwestia i zadbać o to, aby informacje niejawne były w pełni bezpieczne przez cały okres korzystania z usługi.
PCaaS – dla jakich firm?
Z PCaaS największe korzyści odniosą trzy grupy klientów:
- Duże korporacje
- Firmy o zmiennej liczbie pracowników/użytkowników
- Start-upy
Warto przyjrzeć się jak każda z tych grup może wykorzystać PCaaS w swojej pracy.
DUŻE KORPORACJE
Korporacje okresowo stają przed koniecznością zakupu nowego sprzętu, a ze względu na dużą liczbę pracowników wiąże się to ze znacznym jednorazowym wydatkiem. Utworzenie i zarządzanie infrastrukturą IT w takich przedsiębiorstwach także pochłania mnóstwo czasu i środków finansowych. Model wynajmu komputerów w większości wypadków zupełnie eliminuje ten problem, a w pozostałych znacząco upraszcza ten proces, ponieważ kwestia zbudowania i utrzymywania infrastruktury IT przechodzi na dostawcę urządzeń, co w dużych firmach generuje znaczące oszczędności.
FIRMY O ZMIENNEJ LICZBIE PRACOWNIKÓW
PCaaS docenią firmy, w których liczba pracowników jest zmienna, na przykład sezonowa. Są to firmy działające w takich branżach jak call center, edukacja, czy ecommerce. Dzięki usłudze PCaaS jest możliwość wymiany posiadanego sprzętu lub jego zwrotu w sytuacji zmniejszonego zapotrzebowania. To duża oszczędność, bo pozwala na płacenie tylko za faktycznie wykorzystywane zasoby. Nie ma konieczności płacenia z góry za sprzęt, który będzie wykorzystywany tylko czasowo, lub magazynowania niepotrzebnych komputerów. Ograniczenie subskrypcji jest znacznie łatwiejsze niż sprzedaż kilkunastu niepotrzebnych urządzeń.
START-UPY
Potrzeby nowych firm są zmienne w miarę ich rozwoju, a na początkowym etapie działalności ważna jest każda złotówka. W tym miejscu warto przywołać przykład firmy Lenovo, oferującej usługę PCaaS. Lenovo oferuje wstępnie zdefiniowane pakiety usług oraz różne niestandardowe rozwiązania, aby jak najlepiej spełnić oczekiwania nowych przedsiębiorstw. PCaaS rośnie wraz z twoim start-upem, dlatego nie musisz zaprzątać sobie głowy kwestią sprzętu IT, skupiasz się zamiast tego na rozwoju biznesu. Musisz jednak pamiętać, że PCaaS sprawdzi się jeśli faktycznie twoja firma będzie z czasem miała coraz większe potrzeby sprzętowe. Jeśli jest ryzyko, że zatrzymasz się na kilku komputerach, raczej nie będzie to rozwiązanie dla ciebie.
Oferty Dell i HP/Xerox
Obecnie na rynku PcaaS znacznie wyróżniają się również oferty firm Dell i HP. W czerwcu 2019 roku HP ogłosiło partnerstwo z Xerox Corporation, celem wspólnego świadczenia usługi PcaaS. Połączenie usług serwisowych Xerox z ofertą HP pozwala na zaspokojenie szerokiego zakresu potrzeb klientów. Ofertę wynajmu komputerów firmy HP wyróżniają trzy zdefiniowane pakiety. Jednakże liczba pakietów jest mniejsza w porównaniu do oferty Lenovo, które oferuje ich sześć.
Bardziej elastyczną ofertą jest propozycja firmy Dell, która nie posiada zdefiniowanych pakietów i pozwala na dużą swobodę przy negocjacji warunków współpracy. Oferta kierowana jest zarówno do MŚP, jak i dużych firm. Decydując się jednak na wynajem komputerów Dell, zapotrzebowanie na sprzęt musi dotyczyć co najmniej dwudziestu urządzeń, co dla małych firm może stanowić poważną barierę.
Jak wdrożyć model PCaaS w firmie?
Mimo iż PCaaS jest w stanie zapewnić firmie znaczące korzyści, przejście na model subskrypcyjny może być złożone z logistycznego punktu widzenia. W pierwszej kolejności należy przeprowadzić wewnętrzną ocenę potrzeb firmy. Na tym etapie istotna jest estymacja, czy model ten będzie opłacalny. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, przy niewielkiej liczbie urządzeń może się okazać, że lepszym rozwiązaniem będzie po prostu zakup a nie wynajem komputerów.
Jeśli zdecydujesz, że model PCaaS spełnia twoje potrzeby i jest opłacalny, możesz przejść do oceny potencjalnych dostawców i oferowanych pakietów. Skrupulatna analiza potrzeb i dostępnych ofert pozwoli lepiej przygotować się do negocjacji warunków, tak aby zakupiona usługa odpowiadała potrzebom Twojego przedsiębiorstwa. Warto też skorzystać z pomocy niezależnego doradcy, takiego jak firma Vernity, która ma duże doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań IT dla klientów.
PCaaS również w Twojej firmie?
Wynajem komputerów i innego sprzętu IT to bez dwóch zdań przyszłość branży. A fakt, że giganci rynku IT wdrażają to rozwiązanie do swojej oferty tylko to potwierdza. Rynek zachwycił się przede wszystkim elastycznością, szybkością i oszczędnościami jakie wiążą się z utrzymywaniem sprzętu komputerowego
w modelu subskrypcyjnym. Jeżeli zainteresowała Cię usługa PCaaS i chciałbyś ją wdrożyć w swojej firmie – napisz lub zadzwoń, z przyjemnością Ci w tym pomożemy!
