Wraz z pojawieniem się na rynku usług chmurowych Exchange Server – mający wówczas około 75% udziału w rynku – zaczął zmagać się z poważną konkurencją ze strony usługi Exchange Online oferowanej w ramach pakietu Microsoft 365 (dawniej Office 365 lub O365 ). Organizacje coraz chętniej decydują się na wdrażanie technologii chmurowych, zastępując nimi dotychczas stosowane rozwiązania i wszystko wskazuje na to, że niedługo chmura wyprze z rynku tradycyjne oprogramowanie serwerowe.
Czym są Microsoft 365 i Exchange?
Na początku warto wyjaśnić, czym są obydwie usługi. Microsoft 365 to chmurowa platforma oferowana przez firmę Microsoft. Składa się ona z wszechstronnego zestawu aplikacji biurowych, w tym z: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Outlook oraz Microsoft Teams na komputery stacjonarne (również w przeglądarkowej wersji online). Dodatkowo w skład pakietu wchodzą aplikacje serwerowe, takie jak Exchange i SharePoint.
Exchange Online jest zatem jednym z wielu produktów oferowanych w ramach pakietu Microsoft 365, będącego zbiorem narzędzi biurowych. Exchange Online można także wykupić jako samodzielną usługę poczty e-mail i w razie potrzeby, później rozszerzyć ją do pełnego pakietu Microsoft 365. Exchange Server natomiast można kupić wraz z licencjami dostępu klienta.
Aby zacząć korzystać z rozwiązania, wystarczy skonfigurować odpowiedni sprzęt, zainstalować oprogramowanie Exchange i wdrożyć klientów do usługi zależnie od potrzeb i preferencji Twojej organizacji.
Co wybrać – Microsoft 365 czy Exchange?
Masz dylemat, która platforma będzie bardziej odpowiednia dla Twojej organizacji? Poniżej prezentujemy Ci szczegółową listę funkcji, zalet i wad obydwu rozwiązań. Niemniej, aby lepiej dostosować platformę, konieczne jest zrozumienie wymagań i specyfiki swojej firmy.
Stawiasz na rozwój i elastyczność?
Jeśli Twoja firma rozwija się dynamicznie lub zmienia, możesz chcieć zachować skalowalność i elastyczność oferowaną przez Microsoft 365. Rozwiązanie to umożliwia łatwe zwiększanie oraz zmniejszanie dostępnego miejsca na pocztę e-mail z miesiąca na miesiąc.
Microsoft 365 sprawdzi się przede wszystkim w szybko rozwijających się organizacjach z dużymi wymaganiami dotyczącymi pojemności poczty e-mail. Firmy te bardzo łatwo osiągają limity pojemności lokalnego serwera poczty elektronicznej, co utrudnia lub spowalnia ich dalszy rozwój. Microsoft 365 pod tym względem nie narzuca organizacjom ograniczeń, ułatwiając im skalowanie działalności.
Przykładowo, inwestując w Microsoft 365, możesz zapewnić nowemu oddziałowi firmy w innym mieście natychmiastowy dostęp do istniejących kont e-mail lub bezproblemowo dodawać nowych pracowników do aplikacji biznesowych.
Takie działania byłyby niemożliwe w przypadku serwerów lokalnych, których ograniczenia wynikają przede wszystkim z czaso– i zasobochłonnej konfiguracji oraz skalowaniu i współdzieleniu zasobów lokalnej infrastruktury serwerowej. Poczta e-mail oparta na chmurze niweluje te problemy, ułatwia zarządzanie komunikacją wewnątrz firmy i sprawia, że globalna ekspansja staje się o wiele bardziej dostępna.
Jaka jest natura Twojego biznesu?
Jeżeli organizacja pracy i wymagania względem operacyjności Twojej działalności wymagają intensywnej współpracy między pracownikami i działami przedsiębiorstwa, usługa Microsoft 365 może okazać się strzałem w 10-tkę. Pakiet oprogramowania zawiera wiele przydatnych aplikacji, takich jak: Microsoft Teams, Skype dla firm, SharePoint, OneDrive dla firm i wiele innych.
Jeśli prowadzisz firmę usługową, zapewne Twoi pracownicy i współpracownicy intensywnie współpracują i komunikują się online. W takim przypadku chmura może okazać się niezastąpionym rozwiązaniem. Z kolei, gdy działalność Twojej firmy sprowadza się wyłącznie do pracy offline, wówczas z powodzeniem możesz korzystać wyłącznie z rozwiązania, jakim jest lokalny Exchange Server.
Czy Twój zespół jest w stanie obsłużyć utrzymanie i zarządzanie Exchange 2019?
Często odpowiedź brzmi: nie.
Zespoły IT nie mają wiedzy ani doświadczenia, aby pozostawać na bieżąco z najnowszą wersją programu Exchange i zapoznawać się z funkcjonalnościami i zmianami wdrażanymi w jego kolejnych odsłonach. Aby na bieżąco utrzymywać kwalifikacje zespołów w tym zakresie, Twoja organizacja będzie musiała ponieść mnóstwo wydatków i stracić wiele czasu na ich szkolenia.
Choć migracja na usługę Microsoft 365 oraz związane z nią szkolenie pracowników nie obędą się bez dodatkowych kosztów, w dłuższej perspektywie przeniesienie firmy do chmury jest zdecydowanie bardziej opłacalne.
Poza tym Microsoft 365 wprowadza do organizacji wiele wymiernych korzyści i oszczędności w stosunku do Exchange i serwerów lokalnych.
- Po pierwsze: sprzęt (taki jak serwery i przełączniki) może być kosztowny i zajmować miejsce w siedzibie firmy.
- Po drugie: należy liczyć się z bieżącymi kosztami zmiennymi związanymi ze zużyciem energii przez infrastrukturę IT oraz z kontraktami na obsługę techniczną sprzętu.
- Po trzecie: licencje na sprzęt i oprogramowanie Exchange zwykle wymagają aktualizacji i ponownej konfiguracji co kilka lat, podczas gdy w przypadku Microsoft 365 wszelkie aktualizacje realizowane są w ramach subskrypcji.
Oczywiście Microsoft Exchange Server może zapewnić firmom dodatkową kontrolę nad ich danymi i systemami. Niemniej w przypadku licznych przedsiębiorstw nie są to wymagane ani oczekiwane korzyści. Poza tym wewnętrzna obsługa danych przez firmy może zrzucić na nie dodatkowy ciężar odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę tych danych. W rzeczywistości dla wielu organizacji usługa Microsoft 365 stanowi obecnie najbardziej elastyczne, opłacalne i bezpieczne rozwiązanie precyzyjnie dostosowane do ich potrzeb.
Jak bardzo ufasz chmurze?
W tym miejscu rozpędu nabiera odwieczna debata na temat bezpieczeństwa rozwiązań hostowanych i chmurowych.
W przypadku rozwiązań chmurowych zapewnienie bezpieczeństwa danych stanowi obowiązek dostawcy, a niektóre firmy postrzegają brak kontroli jako zbyt duże ryzyko. W rzeczywistości jednak utrzymanie tego poziomu kontroli oznacza również przejęcie zasobów i czasu związanego z konfiguracją i aktualizacją rozwiązań zabezpieczających.
Dla wielu małych firm zrzeczenie się kontroli i odpowiedzialności może być rzeczą pozytywną. Na przykład, dzięki rozwiązaniu poczty w Exchange Online, Twoja organizacja otrzyma automatyczne aktualizacje dotyczące nowo wykrytych zagrożeń bezpieczeństwa. W przypadku wersji lokalnej ciężar wykonywania aktualizacji zabezpieczeń spoczywa na barkach działu IT lub firmy outsourcingowej.
Podniesienie wersji oprogramowania generuje oczywiście przestój, co nie ma miejsca w przypadku aktualizacji Microsoft 365. Szybkość i natychmiastowe aktualizacje w Microsoft 365 oznaczają również, że najnowsze funkcje trafiają od razu w ręce Twoich pracowników.
Odzyskiwanie danych to niebezpieczeństwo, na które każda firma musi się przygotować. Tworząc kopie zapasowe cennych zasobów w trybie online, można łatwo uzyskać dostęp do wszystkich potrzebnych informacji, jeśli replikacje lokalne staną w obliczu katastrofy. To kluczowy element odróżniający Microsoft 365 od Microsoft Exchange. Jeśli w Twoim biurze wybuchnie pożar lub kradzież, będziesz musiał samodzielnie odzyskać te elementy.
Podsumowanie
Trudno porównać obydwie platformy, ponieważ Exchange Server jest konkretną usługą dostarczaną przez firmę z Redmond. Microsoft 365 jest z kolei pakietem wielu usług biurowych. Wybór, które rozwiązanie wybrać, pozostaje kwestią otwartą i powinien być poparty dokładną analizą potrzeb i preferencji Twojej organizacji, w czym oczywiście chętnie pomożemy.
