Czy outsourcing IT jest opłacalny? Kiedy i w jakim wymiarze zdecydować się na zewnętrzne usługi informatyczne?

Zlecanie firmom zewnętrznym specjalistycznych zadań to coraz częstsza praktyka. Powodów takiego trendu jest wiele, ale czy Twojej firmie to się opłaci? Jak znaleźć kompetentnego i godnego zaufania dostawcę usług IT?

Firmy zwiększają wydatki na IT

Budżety, jakie firmy przeznaczają na IT, chcąc wykorzystać potencjał nowych technologii, nieustannie rosną. Według instytutu badawczego Gartnera wydatki na IT w 2020 roku wzrosną o 3,9% (w poprzednich latach było to nawet około 6%) globalnie osiągając poziom 3,9 bln dolarów.
Wynika to z faktu, że organizacje, chcąc pozostać konkurencyjnymi, zmuszone są do wdrażania w swoich procesach pojawiających się na bieżąco rozwiązań optymalizujących i usprawniających ich funkcjonowanie. Coraz częściej dostrzegany jest także potencjał drzemiący w takich technologiach jak robotyzacja, automatyzacja, sztuczna inteligencja czy cognitive computing. Zmuszeni jesteśmy także do ciągłego dbania o bezpieczeństwo informatyczne naszych firm i danych. Organizacje coraz częściej decydują się z tego powodu na współpracę z zewnętrznymi dostawcami usług IT. Raport Global Industry Analytics pokazuje, że w ramach obsługi informatycznej zostanie wydanych na całym świecie w 2020 r. 220 mld dolarów.

Potrzebujesz wsparcia? Sprawdź naszą ofertę outsourcingu informatycznego.

Na czym polega outsourcing IT i jakie są jego główne obszary?

• monitoring i zarządzanie infrastrukturą

Zlecając monitoring i zarządzanie infrastrukturą IT kompetentnej firmie zewnętrznej, delegujemy odpowiedzialność za prawidłowe i wydajne funkcjonowanie systemów. Od teraz to na dostawcy usług spoczywa konieczność zapewnienia odpowiedniego zespołu technicznego oraz monitoring wydajności i prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych objętych umową. Dostawca usług informatycznych monitoruje na bieżąco zgodność firmware’u zainstalowanego na naszych urządzeniach z aktualnie zalecanym przez producenta, oczywiście biorąc jednocześnie pod uwagę inne elementy naszego środowiska i w razie potrzeby aktualizuje go, co w głównej mierze ma wpływ na bezpieczeństwo i wydajność infrastruktury.
Decydując się na outsourcing IT zapewniasz sobie również wsparcie w przypadku awarii sprzętu czy oprogramowania. Nie można też pominąć fachowego doradztwa w przypadku kiedy konieczna jest rozbudowa czy modernizacja infrastruktury.
Wszystko to pozytywnie wpływa na stabilne, wydajne i bezpieczne funkcjonowanie infrastruktury IT. Efektem jest minimalizacja możliwości zakłócenia kluczowych procesów biznesowych, optymalizacja kosztów z tym związanych i możliwość skoncentrowania się na kluczowych dla usługobiorcy elementach biznesu.

• outsourcing działów IT i usługi informatyczne

W przypadku większych organizacji infrastruktura IT potrafi być wyjątkowo rozbudowana. Aby nią należycie zarządzać, rozbudowywać, konfigurować i optymalizować, firmy potrzebują wysokiej klasy specjalistów, którymi często nie dysponują lub zwyczajnie trudno jest ich na rynku znaleźć. Specjaliści ci muszą być obeznani z najnowszymi rozwiązaniami pojawiającymi się w ofertach producentów, aby móc na bieżąco je wdrażać i utrzymywać.
Dla mniejszej firmy tworzenie rozbudowanych i kompetentnych działów IT może być trudne do realizacji, często jest także nieopłacalne. W niewielkich przedsiębiorstwach zatrudnienie osób specjalizujących się w danej technologii na pełen etat może być działaniem „na wyrost”, gdyż liczba prac do wykonania nie będzie wystarczająca.
Tutaj outsourcing IT oznacza korzystanie z wiedzy i umiejętności wysokiej klasy specjalistów oraz wyraźną redukcję kosztów. Możliwy jest także wynajem specjalistów w modelu body leasing i team leasing, aby rozbudować istniejące w ramach organizacji działy IT.
Jeśli jednak firma zatrudnia odpowiednich pracowników, mogą oni potrzebować wsparcia, know-how, które może im zapewnić firma zewnętrzna. Usługodawcy dysponują rozległą i aktualną wiedzą, często weryfikowaną w różnych środowiskach i zderzaną z wieloma odmiennymi koncepcjami i potrzebami biznesowymi. To właśnie doświadczenie i wiedza jest dużą wartością dodaną wnoszoną przez integratora IT, a pomocną w pracy zespołu organizacji.

Obsługi informatycznej niejednokrotnie wymaga również klient wewnętrzny firmy, czyli użytkownik końcowy. Tworzenie kompetentnych działów help desk wymaga zaangażowania dużych zasobów, które mogą być nieosiągalne dla małych i średnich firm. Usługodawca nie tylko obsłuży tutaj zapytania użytkowników, ale także je skataloguje dla optymalizacji działania zespołu wsparcia użytkowników.

• cyberbezpieczeństwo

Kluczowe znaczenie ma również kwestia cyberbezpieczeństwa. Ważne jest wdrażanie procedur, które umożliwiają monitorowanie potencjalnie niebezpiecznych zachowań pracowników, np. chroniąc organizację przed atakami phishingowymi (pomocne będą tu np. systemy SIEM). Kradzież danych niesie za sobą poważne konsekwencje finansowe i niejednokrotnie bardziej dotkliwe wizerunkowe, co doprowadzić może nawet do spadku wyceny giełdowej firmy.

• obsługa informatyczna procesów biznesowych

Outsourcing IT pomocny będzie także w kwestii optymalizacji procesów biznesowych. Zarówno w przypadku dużych organizacji, jak i małych firm. Kompetencje działów IT mogą okazać się niewystarczające, aby skutecznie planować procesy i nimi zarządzać.
Wiedza, jaką dysponują integratorzy IT, może wspomóc przedsiębiorstwo w osiąganiu przewagi konkurencyjnej dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii.
Zewnętrzny usługodawca wesprze nie tylko przy wdrożeniu nowych systemów informatycznych czy szkoleniu i konsultacji pracowników klienta. Integrator pomoże także w optymalizacji funkcjonujących procesów. Wykorzystywana jest w tym celu automatyzacja, która potrafi je przyspieszyć oraz odciążyć pracowników, co w konsekwencji prowadzi do znacznych oszczędności.
Firma świadcząca usługę outsourcingu IT może być także partnerem przy przeprowadzaniu transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa. Udana transformacja znacząco usprawnia procesy biznesowe firmy oraz dostosowuje jej ofertę do jutrzejszych wymagań rynków.

Outsourcing IT — taniej i efektywniej?

Podsumowując usługi outsourcingu, powinny być precyzyjnie dobrane do potrzeb przedsiębiorstwa. Zoptymalizowane tak, by uzupełniały jego wewnętrzne zasoby i delegowały część lub cały ciężar utrzymania infrastruktury informatycznej, dzięki czemu usługobiorca może czuć się bezpiecznie i skoncentrować na kluczowych kwestiach prowadzonego przez siebie biznesu.
Kompetencje doświadczonego integratora IT pozwolą, by praca nie tylko była wykonana lepiej, ale często również szybciej, sprawniej i w efekcie taniej. Świadczenie usług outsourcingu informatycznego wymaga ciągłej aktualizacji zaawansowanej wiedzy o nowoczesnych technologiach i bezustannego śledzenia trendów rynkowych. Utrzymanie wysoko wykwalifikowanego zespołu specjalistów wiąże się z wysokim kosztem. Istotny jest także stopień utylizacji utrzymywanego zespołu. Zewnętrzna obsługa informatyczna jest więc korzystnym rozwiązaniem zarówno dla firmy, która nie dysponuje odpowiednio zaawansowanym zespołem, jak i często jako specjalistyczne wsparcie wewnętrznego działu IT firmy.
Dzięki usługom outsourcingu IT możliwe jest obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz zoptymalizowanie jego działania w zakresie wykorzystywania nowych technologii. Korzystanie z kompetencji integratora IT pozwala na uzyskanie dostępu do często nieosiągalnego dla usługobiorcy doświadczenia, wiedzy i umiejętności wysokiej klasy specjalistów.
Dla małych i średnich firm współpraca z firmami świadczącymi usługi outsourcingu IT oznacza wyraźną redukcję kosztów, gdyż nie zachodzi konieczność tworzenia lub rozbudowanych działów IT. W przypadku większych przedsiębiorstw outsourcing IT pozwala na wsparcie dla istniejących zespołów, skuteczne zarządzanie infrastrukturą czy optymalizację procesów biznesowych.
Niezależnie zatem od rozmiaru firmy, korzystanie z zewnętrznej obsługi informatycznej oznacza wyraźne oszczędności oraz poprawę efektywności firmy. Warto więc zainteresować się usługami tego typu, mogą one przynieść przedsiębiorstwu realne korzyści.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat outsourcingu IT, napisz do nas. Zaproponujemy optymalne dla Twojej firmy usługi informatyczne, które pozwolą Ci usprawnić działanie firmy, zaoszczędzić i zwiększyć jej bezpieczeństwo.